Retranscription audio : choisir la bonne forme en fonction de votre événement

Vous êtes sur le point de participer à un événement et vous souhaitez l’enregistrer pour en garder une trace. Sachez que les paroles s’effacent mais les écrits restent. La retranscription audio (ou audiotypie) est la solution. Elle vous permet de diffuser, à qui vous le souhaitez, les propos énoncés au cours d’une manifestation comme une réunion, une conférence, une formation… Il existe plusieurs manières de transcrire un fichier audio. Posez-vous les bonnes questions et vous saurez quel type de transcription choisir, selon l’utilisation que vous souhaitez en faire. Notez également que la qualité de votre bande-son déterminera la qualité de la retranscription.

(Temps de lecture : 8 minutes)

Retranscription audio : ses avantages et ses différentes formes

Les nombreux avantages d’une transcription audio

Voici 5 bonnes raisons de faire retranscrire votre fichier audio →

• Vous n’avez pas besoin de prendre de notes pendant cette formation ou lors de ce séminaire commercial. Vous pouvez vous concentrer à 100 % sur le moment présent. Ne craignez pas que vos souvenirs s’estompent, vous retrouverez tout sur le fichier texte.
• Vous retrouverez rapidement un passage particulier grâce à la fonction recherche de mot-clé sur le fichier texte (chose impossible sur un fichier audio). Les raccourcis clavier cmd+F (sur Mac) ou ctrl+F (sur Windows) sont vos meilleures armes pour cela.
• Proposer une version écrite de votre événement permet de le partager avec plus de personnes, notamment des personnes sourdes ou malentendantes. Les personnes qui n’ont pas pu participer à l’événement pourront y accéder également.
• Le transcripteur peut reprendre aussi bien le fond que la forme, cela met ainsi en lumière les tics de langage et les hésitations, pour une analyse plus sociologique.
• Si vous souhaitez effectuer une traduction, cela sera plus simple à partir d’un document écrit.

Les différentes formes de transcription audio

La retranscription audio la plus fidèle est la transcription intégrale, appelée également mot-à-mot ou verbatim. Le transcripteur reprend la totalité de ce qu’il entend, en conservant donc les hésitations, les tics de langage et les répétitions.

Ainsi, si l’on entend : «Euh… Ben j’vous propose de démarrer cet entretien par une courte présentation, si ça vous va», cela restera écrit comme tel sur le fichier texte.

La transcription optimisée reprend le discours dans son intégralité, mais gomme les imperfections liées à l’oral (tics de langage, répétitions, hésitations). Cette retranscription est la plus demandée car elle reste très fidèle, mais est plus agréable à lire qu’une transcription intégrale.

Si nous reprenons l’exemple ci-dessus, le transcripteur écrira : « je vous propose de démarrer cet entretien par une courte présentation, si ça vous va ».

La transcription reformulée est une transcription optimisée dans laquelle les fautes de syntaxe sont également effacées. Le texte est ainsi totalement adapté aux codes de l’écrit et peut être diffusé sans retouches.

Toujours par rapport à l’exemple ci-dessus, nous pouvons reformuler ainsi : « je vous propose, si cela vous convient, de démarrer cet entretien par une courte présentation ». 

Vous pouvez aussi être amené à demander une synthèse de votre fichier audio. Celle-ci récapitule les points essentiels, tout en respectant le déroulement chronologique ou en triant par importance des idées, selon vos consignes. La synthèse donne accès à un document bien plus rapide à lire.

Choisir la bonne forme de retranscription audio en fonction de l’événement

Vous avez enregistré un événement particulier et vous voulez garder une trace écrite de celui-ci, mais vous ne savez pas quelle forme de transcription est la plus adaptée à votre besoin

Demandez-vous pourquoi vous souhaitez faire transcrire votre fichier audio et cela vous aidera à faire le bon choix.

• Voulez-vous conserver chaque mot énoncé, une partie, ou juste les idées essentielles ?
• Souhaitez-vous diffuser l’information ? Sur quel support et pour qui ? Ou bien désirez-vous garder le contenu pour vous ?
• Souhaitez-vous utiliser le texte pour une communication particulière et délivrer un message précis ?
• Avez-vous besoin d’analyser le fond et la forme des propos ?

Si vous souhaitez diffuser la transcription à un public particulier, dans le but de mettre à disposition l’information, optez pour la transcription reformulée. Le rendu sera plus agréable pour vos lecteurs et ils apprécieront de lire un texte fluide et écrit dans les règles de l’art.

Ce type de retranscription audio s’adapte à la plupart des événements.

Il reprend particulièrement bien vos réunions professionnelles (CSE, visioconférence, séminaire).

Il peut aussi être utilisé dans le cadre d’une interview à diffuser dans la presse, sur un site internet ou sur un blog.

Enfin, il sera idéal dans le cadre d’un colloque ou d’une conférence.

Il arrive, au contraire, que le contenu soit destiné à un usage plus personnel. Dans ce cas, choisissez la transcription optimisée. Le fait est que vous n’avez pas besoin de lire un texte dans un français parfait. Cependant, vous ne voulez pas non plus que votre œil bute sur des « euh, « ben », « donc » à répétition.

Que vous ayez participé à une formation ou à un brainstorming, cette transcription vous permettra de retrouver rapidement une partie ou toutes les notions évoquées.

Elle est aussi choisie par les professionnels de la santé et les avocats, qui veulent garder un écrit de leurs entretiens et autres travaux.

Votre approche est plutôt sociologique, vous souhaitez analyser les propos, mais aussi la façon dont ils sont tenus. Les faux départs, les hésitations, les silences sont des éléments qui vous aident à en apprendre autant que les mots.

Si vous voulez analyser un entretien d’embauche ou un entretien dans le domaine juridique, préférez une transcription intégrale.

La synthèse permet, quant à elle, de ne diffuser que les éléments importants de l’événement. Elle offre un document rapide à lire, parfois sur une page seulement. Elle est souvent utilisée pour des comptes-rendus de réunion ou de discours, que l’on peut transmettre en interne comme en externe.

Comment obtenir un fichier audio de qualité

L’enregistrement audio peut être pris en charge par une personne présente lors de l’événement ou par le transcripteur, qui se rend directement sur place.

Pour cela, vous pouvez utiliser un téléphone portable, un ordinateur (qui ne servira qu’à recueillir les propos) ou tout autre matériel de prise de son. Pour un meilleur rendu, il est important de s’assurer que le matériel choisi est de bonne qualité. Testez-le avant afin de vérifier qu’il est en bon état de marche et que la qualité sonore est correcte.

Il est primordial de faire attention à la qualité sonore du fichier audio. En effet, le risque est que le transcripteur comprenne mal, voire pas du tout l’un des mots prononcés. Cela peut donc engendrer une erreur au moment de la retranscription audio et conduire à rédiger un contresens.

Si plusieurs intervenants participent à la manifestation, pensez à positionner le micro à égale distance de chacun. Ainsi les personnes qui ont une voix qui porte moins seront tout de même entendues.

De plus, il est nécessaire de parler chacun à son tour, car des propos énoncés simultanément ne seront pas compréhensibles.

Évitez à tout prix les sons parasites, notamment à proximité du micro. Le tapotement d’un stylo, les touches du clavier d’ordinateur, la conversation en aparté. Tous ces bruits viennent perturber l’enregistrement et parfois recouvrir des syllabes voire des mots entiers.

Pensez aussi à l’environnement dans lequel vous effectuez votre enregistrement.

Il est préférable d’éviter les lieux bruyants comme les cafés, les restaurants ou les couloirs.

Si vous êtes dans une salle, pensez à fermer les fenêtres et les portes afin de stopper les bruits extérieurs (klaxons, aboiement d’un chien dans la rue).

Une bonne retranscription audio dépend aussi de la capacité du transcripteur à s’adapter à l’élocution du ou des intervenants. Il doit faire face aux variations d’intonations, à la vitesse du débit de paroles et parfois à des accents particuliers.

Enfin, l’utilisation d’un vocabulaire technique peut freiner la compréhension du discours. Le transcripteur peut être amené à vous demander un document reprenant tous vos termes techniques. Si vous n’en avez pas, il fait des recherches pour s’assurer de la bonne orthographe du mot.

Les vidéos sont en plein essor ces dernières années, au point de voir apparaître des réseaux dédiés à ce support, comme YouTube. L’œil est captivé par l’image, encore plus si elle est mouvante. Pour faire passer un message ou une information, ce canal est très attractif et original. Cependant un fichier vidéo a l’inconvénient de ne pas être adapté à tout le monde, notamment aux personnes sourdes ou malentendantes. Il est également courant de regarder une vidéo en étant dans un endroit bruyant, ou, à l’inverse, totalement silencieux. Ajouter des sous-titres permet de visionner le contenu, sans que le son soit nécessaire. Mais comment retranscrire une vidéo ? Des logiciels sont à votre disposition sur internet et vous pouvez également faire appel à un professionnel qui propose de la retranscription audio et vidéo.